Algemene voorwaarden verhuringen

Algemene voorwaarden verhuringen

Begrippen
Accommodatie:
De ruimte waarin het evenement of de activiteit plaatsvindt zoals omschreven in de
optie, reservering of de offerte c.q. overeenkomst.

Contractant:
Persoon of rechtsvorm die de accommodatie ten behoeve van een activiteit gebruikt.

Evenement:
Hiermee wordt de activiteit bedoeld vanaf het aanleveren van materiaal en middelen, repetitie(s), opbouw, en de afbouw.

Algemene bepalingen
1. Tot de overeenkomst behoort / behoren uitsluitend de in de optie, reservering dan wel offerte omschreven ruimte(n).
2.  Het is de contractant niet toegestaan de accommodatie voor een ander doel te gebruiken dan is overeengekomen of het evenement een andere naam te geven dan in de overeenkomst is bepaald.
3. Contractant is verplicht uiterlijk 4 weken voor aanvang van het evenement een compleet draaiboek, voorzien van technische gegevens en overige benodigde faciliteiten ter goedkeuring aan De Meerpaal ter hand te stellen. In een mondelinge afspraak wordt het draaiboek toegelicht. Indien de genoemde gegevens niet in het bezit van De Meerpaal zijn draagt De Meerpaal geen verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke kwaliteit van de uitvoering van het evenement.

Aanbieding en overeenkomst
1. Er is sprake van een overeenkomst wanneer een door beide partijen ondertekende offerte bij De Meerpaal is ontvangen of een schriftelijk akkoord door De Meerpaal is ontvangen.
2. Indien contractant door welke oorzaak dan ook de reservering annuleert, heeft De Meerpaal het recht, zonder verdere ingebrekestelling, hem een vergoeding in rekening te brengen van 10% indien de reservering 4 weken voor aanvang wordt geannuleerd, 50% indien de reservering binnen 4 weken voor aanvang wordt geannuleerd en 75% indien de annulering 5 dagen of korter voor aanvang van het evenement plaatsvindt.
3. De Meerpaal behoudt zich het recht voor te allen tijde wegens bijzondere omstandigheden of door oorzaken buiten zijn schuld (zijnde overmachtsituaties) de overeenkomst te annuleren c.q. aan de contractant onder dezelfde voorwaarden een vervangende ruimte toe te wijzen. Indien naar de mening van de contractant deze vervangende ruimte niet voldoende geschikt is voor het doel waartoe hij de ruimte nodig heeft, heeft hij het recht de overeenkomst op grond van deze wijziging binnen 5 dagen na ontvangst van de mededeling daarvan te annuleren. Reeds betaalde voorschotten worden dan gerestitueerd. De contractant zal echter nooit tegenover De Meerpaal recht kunnen doen gelden op de vergoeding van schade, die door annulering of wijziging als hierboven bedoeld direct of indirect zou zijn geleden.
4. De Meerpaal hanteert een optietermijn tot maximaal 1 maand voorafgaand aan het evenement. Indien De Meerpaal voor een zelfde datum een definitieve reservering van een andere partij krijgt, behoudt De Meerpaal zich het recht voor de reservering voor te laten gaan op de optie. Indien de door contractant ondertekende offerte / bevestiging niet uiterlijk 14 (veertien) dagen na dagtekening in het bezit van De Meerpaal is, behoudt De Meerpaal zich het recht voor de overeenkomst te annuleren. De contractant zal nooit tegenover De Meerpaal recht kunnen doen gelden op de vergoeding van schade, die door annulering op grond van dit artikel, direct of indirect door contractant zou zijn geleden.
5. Bij wijziging van de tarieven na het totstandkomen van de overeenkomst is De Meerpaal gerechtigd deze aan de contractant door te berekenen, als deze verhoging een wettelijke grondslag heeft.
6. Het is de contractant niet toegestaan de in de overeenkomst vermelde ruimte(n) aan andere gegadigden beschikbaar te stellen.
7. De contractant is verantwoordelijk om zelf een annuleringsverzekering af te sluiten in geval van onvoorziene gebeurtenissen waardoor de gesloten overeenkomst niet kan worden nagekomen door de contractant.

Kosten en facturatie
1. Alle ten behoeve van het evenement te maken bijkomende kosten, zowel voortvloeiend uit de in de “specifieke voorwaarden” overeengekomen voorzieningen, alsmede welke De Meerpaal noodzakelijkerwijze extra heeft moeten maken, komen voor rekening van de contractant.
2. De contractant is verplicht facturen binnen 14 (veertien) dagen na dagtekening van de factuur aan De Meerpaal te hebben voldaan. Bij overschrijding van enige betalingstermijn is De Meerpaal gerechtigd aan de contractant de administratiekosten, aanmaningskosten, buitengerechtelijke kosten alsmede de wettelijk vastgestelde rente in rekening te brengen. Van het bedrag vermeld in de offerte dient 25% voor aanvang van de activiteit te zijn voldaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Ontbinding
1. Indien de contractant mocht nalaten, zijn verplichtingen tijdig te voldoen, zal De Meerpaal het recht hebben zonder verdere ingebrekestelling de overeenkomst als ontbonden te beschouwen en de reeds gedane betalingen als schadevergoeding te behouden, onverminderd haar recht aanvullende schadevergoeding te vorderen.
2. Ter bepaling van hetgeen De Meerpaal dan wel de contractant toekomt of verschuldigd is, gelden de administratieve gegevens van De Meerpaal als bewijs, behoudens tegenbewijs van de contractant.
3. Indien de contractant in gebreke is, zijn verplichtingen jegens De Meerpaal tijdig na te komen, is De Meerpaal gerechtigd de zaken, welke door of namens de contractant in de in de overeenkomst vermelde ruimte(n) zijn geplaatst, in bezit te houden. 
4. In geval van ordeverstoringen is De Meerpaal gerechtigd de overeenkomst eenzijdig te ontbinden, zonder daarbij afstand te doen van haar recht de contractant aansprakelijk te stellen voor de schade en / of voor het overige nakoming van de overeenkomst te vorderen.
5. De Meerpaal is te allen tijde gerechtigd zonder enige formaliteit en / of gerechtelijke tussenkomst al hetgeen in strijd met de bepalingen van de offerte / overeenkomst is aangebracht, te doen wegnemen respectievelijk wat beschadigd, weggenomen of gewijzigd is, voor rekening van de contractant in oorspronkelijke staat te brengen.
6. Wanneer de contractant een of meerdere bepalingen van de offerte / overeenkomst niet nakomt, wanneer zijn faillissement, surseance of schuldsanering, wordt uitgesproken en / of wanneer zijn goederen in beslag worden genomen, heeft De Meerpaal het recht de overeenkomst onmiddellijk als ontbonden te beschouwen zonder daarbij enige afstand te doen van zijn recht de contractant aansprakelijk te stellen voor de geleden schade.

Aansprakelijkheid
1. De Meerpaal is niet aansprakelijk voor enige schade van derden als gevolg van het niet, of niet tijdig nakomen van enige bepalingen in deze overeenkomst.
2. Goederen van de contractant of derden bevinden zich in de ruimte(n) voor hun eigen risico; De Meerpaal is niet aansprakelijk voor diefstal of vermissingen van eigendommen van de contractant of van derden; De Meerpaal is niet verantwoordelijk voor het verzekeren hiervan.
3. De Meerpaal is niet aansprakelijk voor schaden, die in het gebouw en/of op de daarbij behorende terreinen, uit welke oorzaak dan ook, zijn ontstaan aan goederen en / of personen, alles indien en voor zover deze schaden niet door de door De Meerpaal afgesloten verzekering zijn gedekt. In voorkomende gevallen zal de contractant De Meerpaal vrijwaren van aanspraken van derden.

Eigendom van derden
De contractant staat ervoor in dat door de offerte / overeenkomst en de daaruit voortvloeiende activiteiten geen inbreuk wordt gemaakt op rechten van derden. De contractant verklaart alle benodigde toestemmingen en vergunningen daartoe te bezitten en De Meerpaal te vrijwaren van aanspraken van derden die dienaangaande tegenover De Meerpaal mochten pretenderen.

Intellectuele eigendom
Het is de contractant, behoudens voorafgaande toestemming van De Meerpaal, verboden televisie-, radio-, video- en / of bandopnamen te maken of te doen maken in de ruimte(n), anders dan ten behoeve van nieuwsvergaring. De Meerpaal is gerechtigd aan haar toestemming voorwaarden te verbinden, daaronder financiële voorwaarden.

Exploitatie van horeca
1. Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen, geschiedt de exploitatie van de horecafaciliteiten voor rekening en verantwoording van externe horeca exploitanten welke werkzaam zijn binnen De Meerpaal.
2. Indien horecafaciliteiten zijn voorzien, dient de contractant uiterlijk 5 dagen voor het evenement het definitieve aantal personen aan De Meerpaal op te geven, bij gebreke waarvan het in de offerte / overeenkomst vermelde “verwacht aantal personen” als uitgangspunt wordt genomen. Indien minder personen dan opgegeven aanwezig zijn geweest, wordt afgerekend op basis van het opgegeven aantal. Indien meer personen dan opgegeven aanwezig zijn geweest, wordt afgerekend op basis van het werkelijk aantal.
3. Het is de contractant niet toegestaan consumpties en / of andere genotmiddelen te verkopen of gratis te verstrekken tenzij anders uit de cateringovereenkomst voortvloeit of schriftelijk en uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
4. Indien contractant door welke oorzaak dan ook de overeenkomst annuleert, heeft De Meerpaal het recht, zonder verdere ingebrekestelling, hem een vergoeding in rekening te brengen volgens onderstaande percentages van het totaal overeengekomen cateringbedrag:
a. Bij annulering meer dan 6 maanden voor het tijdstip waarop krachtens de desbetreffende horecaovereenkomst de eerste horecadienst zou moeten worden verleend is de klant niet gehouden enige vergoeding aan het horecabedrijf te betalen.
b. Bij annulering meer dan 1 maand voor bedoeld tijdstip is de klant gehouden 10% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.
c. Bij annulering minder dan 1 maand voor bedoeld tijdstip is de klant gehouden 75% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.

Wet- en regelgeving
1. Indien er vergunningen van de politie en / of brandweer zijn vereist (bijv. voor evenementen die geheel of gedeeltelijk plaatsvinden tussen 24.00 en 09.00 uur en op zondagochtenden) dient De Meerpaal zorg te dragen voor de aanvraag van die vergunningen.
2. Binnen De Meerpaal geldt een algeheel rookverbod. Indien er schade ontstaat wegens het overtreden van het rookverbod, veroorzaakt door de contractant of de gasten van de contractant, dan is de contractant hiervoor aansprakelijk.
3. Het is verboden de ruimten te verontreinigen door middel van confetti, verscheurbare loterijbriefjes, papiersnippers of ander materiaal, dat moeilijk van de vloerbedekking kan worden verwijderd.
4. Het is de contractant niet toegestaan andere toegangs- of plaatskaarten te gebruiken dan de toegangskaarten van De Meerpaal, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen.
5. Na afloop van iedere evenement, uitvoering of voorstelling dienen de kleedkamers binnen een half uur, geheel ontruimd te zijn, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen

Huisregels en overige randvoorwaarden
1. De inrichting en ontruiming van de accommodatie zoals omschreven in de overeenkomst moet geschieden in overleg met De Meerpaal.

Overige bepalingen
1. De contractant is verplicht het personeel en de gemachtigden van De Meerpaal te allen tijde vrije toegang tot de ruimte(n) te verlenen.
2. De contractant dient De Meerpaal tenminste 14 (veertien) dagen voor het begin van het evenement in kennis te stellen van de verwachte komst van bijzondere gasten, zoals leden van het Koninklijk Huis, hoogwaardigheidsbekleders op ministerieel niveau, enzovoorts. De contractant blijft ter zake verplicht in overleg met De Meerpaal de vereiste veiligheidsmaatregelen te nemen. De contractant dient ervoor zorg te dragen dat de opvang van gasten naar behoren geschiedt.
3. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.